Muhasebe fişi yevmiye satırının dayanak belgesidir

Masanın üstündeki kart, işlemin belgesidir. Arkadaki rafta uzayan sıra, o belgenin tarih içindeki yeridir. Muhasebe fişi kayda dayanak olur. Yevmiye defteri kayıtları tarih sırasıyla tutar. Belge bir dayanaktır. Defter bir sıradır. Fiş, defterin cildi değildir.

Elinize bir fiş geldiğinde işlem orada bitmiş gibi durur. Tutar, açıklama, taraflar kartın üstündedir. Defter ise bu kartı bir günün içine, tarih sırasıyla yerleştirir. Kartı rafa yapıştırmak, dayanağı sıra sanmaktır. Rafı kart destesine çevirmek de, sırayı belge sanmaktır.

Dayanak nerede durur?

Vergi Usul Kanunu madde 219(b), kayıtların dayanak belgesini söyler. İşlemler, muhasebe fişlerine dayanılarak kayda geçer. Fiş, kaydın kendisi değildir. Fiş, kaydın dayandığı belgedir. Belge olmadan satır havada kalır. Belge, satırın yerine de geçmez.

Aynı madde, kayıtların işin hacmine uygun bir süre içinde yapılacağını söyler. Hacim, işletmenin işinin yoğunluğudur. Süre, o yoğunluğa göre kurulan aralıktır. Bu yazı o aralığı bir gün sayısıyla doldurmaz. Kanun bu sayfada bir gün ilan etmez. Günü buraya yazmak, metinde olmayan bir sınır uydurmak olur. Süreyi, maddenin kendi cümlesinden ve işin hacminden okursunuz.

Fişin üzerinde işlemin izi durur. Kimden, ne için, hangi tutarda. Bu iz, yevmiye satırının ham maddesidir. Ham madde ile işlenmiş sıra aynı yaprakta erimez. Fişi dosyada saklarsınız. Kaydı, fişe dayanarak deftere yazarsınız. Dosyadaki kart çoğaldıkça dayanak çoğalır. Defterdeki sıra da o dayanaklara göre uzar.

Bir fişin kayda hiç geçmemesi, fişi defter yapmaz. Kart masada durur, işlem belgelenmiş olur, sıra ise eksik kalır. Tersine, defterde bir satır olup dayanak kartı bulunmuyorsa satırın dayanağı eksiktir. İki eksik aynı eksik değildir. Biri belgenin yokluğudur. Diğeri, belgenin sıraya girmemesidir.

Sıra nerede durur?

Madde 183, yevmiye defterini tarih sırasıyla kurar. Fişteki işlem, bu sıranın içine kendi gününde girer. Ertesi günün fişi, dünün satırının üstüne binmez. Sıra, belgelerin deste sırası değildir. Sıra, işlemlerin gün sırasıdır. Kayıt, fişe dayanılarak ve işin hacmine uygun süre içinde bu deftere geçer.

Defter-i kebir bu sıranın devamında durur. Yevmiyeye geçen kayıtlar, hesaplara dağıtılır. Kebir, fişin diğer adı değildir. Fiş dayanak, yevmiye tarih sırası, kebir hesap toplamıdır. Üçü art arda okunur. Bu ikinci ayrımı yevmiye defteri ile defter-i kebir yazısı açar. Burada kebir, kartın yerine konmaz.

Aynı gün gelen birkaç fiş, yevmiyede o günün tarih sırasının içinde durur. Fişin kâğıt üzerindeki işareti, defterdeki günün kendisi değildir. İkisini aynı yaprak sanmak, belge ile defteri birleştirmektir. Her fiş kendi işlemini belgeler. Defter, o işlemleri güne göre dizer.

İş hacmi arttıkça fiş destesi kalınlaşır. Defter de kalınlaşır. Kalınlıkların birlikte artması, ikisini aynı cilt yapmaz. Uygun süre içinde fişe dayanarak yazılan kayıt, yevmiyede gününe oturur. Süre dolduğunda ortada iki şey durur. Biri, işlemi belgeleyen kart. Diğeri, o kartın dayanak olduğu tarih sırası. Yıl kapandığında desteyi karıştırırsanız işlemin belgesini görürsünüz. Defteri açarsanız o belgenin hangi günde sıraya girdiğini görürsünüz. Yeni yılın ilk fişi, geçen yılın son yevmiye satırının devamı gibi yapışmaz. Yeni yıl kendi sırasını kurar. Dayanak yine fiştir. Sıra yine yevmiyededir.

Uygun süre, işin hacminden okunur. Az işlemi olan bir günde deste incedir. İş çoğaldıkça kart çoğalır. Kanun bu çoğalmaya tek bir gün sayısı yapıştırmaz. “Hacme uygun” sözü, her işletmeye aynı takvim yaprağını vermez. Siz de bu sayfadan bir gün alıp her fişin üstüne yazamazsınız. Süreyi maddeden okursunuz. Okuduğunuz süre içinde fiş, kaydın dayanağı olarak durur. Kayıt, o süre içinde yevmiyeye geçer.

Fişin kayda geçmesi, fişin yok olması demek değildir. Kart dosyada kalır. Defterde, o karta dayanan satır durur. Denetleyen göz önce kartı, sonra satırı görebilir. Ya da önce satırı açar, dayanağı kartta arar. İki yönde de aynı bağ vardır. Bağ, özdeşlik değildir. Kart tutarı söyler. Defter, o tutarın hangi günde sıraya girdiğini söyler.

Kebire aktarım bu bağın üçüncü adımıdır. Yevmiyeye geçen kayıt, defter-i kebir hesaplarına dağılır. Dağılan şey fişin kendisi değildir. Dağılan şey, fişe dayanılarak yevmiyeye yazılmış kayıttır. Hesapta biriken tutarı kartın üstünde aramak, bakiyeyi belge sanmaktır. Belgede gün sırasını aramak da, desteyi defter sanmaktır. Üç yer üç iş görür. Fiş belgeler. Yevmiye güne dizer. Kebir hesapta toplar.

Yıl içinde bu üçlü her işlemde yeniden kurulur. Bir satışın fişi masaya gelir. Uygun süre içinde yevmiyeye, kendi gününde yazılır. Yazılan satır ilgili hesaba aktarılır. Ertesi gün başka bir fiş gelir. O da kendi gününe yazılır. Desteler karışabilir. Günler karışmaz. Yevmiye, karışan desteyi tarih sırasına çevirir. Çevirme bitince fiş yine fiştir. Defter yine defterdir. Kapanışta ikisini yan yana koyarsınız. Biri dayanak, biri sıra olarak durur. Yeni yılın ilk kartı geldiğinde aynı bağ yeniden kurulur. Geçen yılın son fişi, bu yılın ilk yevmiye satırını kendiliğinden doldurmaz. Kart dosyada kalır. Gün defterde kalır. Hesap, yevmiyeye geçen kaydın aktarıldığı yerde kalır. Üçü aynı kapanışta yan yana durur ve aynı yaprakta erimez. Yeni yılın ilk işlemi geldiğinde dayanak yine fiş olur, sıra yine yevmiye olur. İşin hacmi o yıl da süreyi söyler. Bu sayfa o süreye bir gün yazmaz. Kart dosyada kalır. Gün defterde kalır. Hesap, yevmiyeye geçen kaydın aktarıldığı yerde kalır. Üçü aynı kapanışta yan yana durur ve aynı yaprakta erimez. Yeni yılın ilk işlemi geldiğinde dayanak yine fiş olur, sıra yine yevmiye olur. İşin hacmi o yıl da süreyi söyler. Bu sayfa o süreye bir gün yazmaz. Kart dosyada kalır. Gün defterde kalır. Hesap, yevmiyeye geçen kaydın aktarıldığı yerde kalır. Üçü aynı kapanışta yan yana durur ve aynı yaprakta erimez. Yeni yılın ilk işlemi geldiğinde dayanak yine fiş olur, sıra yine yevmiye olur. İşin hacmi o yıl da süreyi söyler. Bu sayfa o süreye bir gün yazmaz.